Contas de E-mail
No menu Contas de E-mail o administrador liga as caixas de e-mail da empresa à plataforma. Cada conta de e-mail é uma caixa do servidor: a plataforma recebe as mensagens por IMAP e envia por SMTP, com o usuário e a senha da própria caixa.
Depois de cadastrada, a conta de e-mail é usada no menu E-mails por quem a cadastrou e pelas pessoas escolhidas em Usuários vinculados.
Resumo Prático
Acesse o menu Contas de E-mail e clique em Adicionar conta.
Escolha o Provedor (modelo) e preencha Nome, E-mail, Usuário e Senha.
Clique em Testar conexão e confira se IMAP e SMTP deram OK.
Escolha os Usuários vinculados e clique em Adicionar.
A lista de contas de e-mail
Cada linha mostra o Nome, o E-mail, o servidor de IMAP e o de SMTP (com (SSL) quando ligado), os Usuários vinculados e o Status: Ativa ou Inativa.
Restrita, no Status, marca a conta de e-mail cadastrada por outro administrador em que você não está vinculado: você vê a linha, mas não usa a conta no menu E-mails.
Em Ações ficam Editar e Excluir, só nas contas de e-mail que você cadastrou: alterar e excluir a conta de e-mail é só de quem a cadastrou. Na conta de outro administrador, a linha aparece sem os dois botões, mesmo que você esteja vinculado a ela.
Como cadastrar uma conta de e-mail
Acesse o menu Contas de E-mail → Adicionar conta
Provedor (modelo): preenche o host, a porta e o SSL/TLS de IMAP e de SMTP dos provedores mais comuns e mostra a dica daquele provedor. Depois da escolha o campo volta a ficar em branco: o que vale é o que ele preencheu nos campos abaixo. Aparece só ao cadastrar.
| Provedor | O que a dica pede |
|---|---|
| Gmail | verificação em 2 etapas e uma senha de aplicativo no campo Senha |
| Outlook / Hotmail / Live | senha de aplicativo, se a verificação em 2 etapas estiver ativa |
| Microsoft 365 / Office 365 | IMAP ativado nas configurações da Exchange; com MFA, senha de aplicativo |
| Yahoo Mail | senha de aplicativo, gerada nas configurações da conta |
| iCloud Mail | senha de aplicativo, gerada em appleid.apple.com |
| Zoho Mail | IMAP ativado em Configurações › Mail Accounts; pode exigir senha de aplicativo |
| UOL Host e Locaweb | conferir com o provedor se IMAP e SMTP estão habilitados na conta |
| Hostinger / cPanel | trocar os dois hosts pelo mail. do seu domínio e usar o e-mail completo como usuário |
| Custom (preencher manualmente) | preencher host, porta e SSL/TLS à mão |
Nome: como a conta de e-mail aparece na lista e na coluna Contas do menu E-mails, como Comercial ou Suporte.
E-mail: o endereço da caixa.
Host IMAP, Porta IMAP e SSL/TLS: o servidor de onde a plataforma busca as mensagens.
Host SMTP, Porta SMTP e SSL/TLS: o servidor pelo qual as mensagens são enviadas.
Usuário e Senha: o acesso da própria caixa. Muitos provedores pedem uma senha de aplicativo no lugar da senha de entrar no site, e a dica do Provedor (modelo) avisa quando.
Usuários vinculados: as pessoas da equipe que usam a conta de e-mail no menu E-mails. Quem cadastra a conta não precisa se incluir: ele usa a conta sempre.
Assinatura: o texto que entra no fim de todo e-mail enviado pela conta: os novos, as respostas e os encaminhamentos. Aceita HTML; o botão Inserir imagem acrescenta uma imagem, como o logotipo, e a Prévia mostra o resultado.
Pastas sincronizadas e Endereços aceitos: servem para a caixa usada por mais de uma equipe. As pastas aparecem só ao editar uma conta de e-mail já cadastrada.
Sincronização ativa: ligada, a conta de e-mail busca as mensagens novas sozinha. Desligada, a conta para de buscar mensagens novas; ao religar, as que chegaram nesse meio-tempo aparecem.
Conta ativa: desligada, a conta de e-mail aparece como Inativa na lista e não envia e-mails.
Nome, E-mail, Host IMAP, Host SMTP, Usuário e Senha são obrigatórios. Sem um deles, a tela avisa "Preencha os campos obrigatórios" e não salva.
Logo depois de cadastrada, a conta de e-mail começa a trazer as mensagens da caixa para o menu E-mails.
Testar conexão
Testar conexão confere o IMAP e o SMTP com os dados preenchidos e mostra o resultado de cada um acima dos botões: OK, ou ERRO seguido do motivo.
O teste não é exigido para salvar: uma conta de e-mail com dados errados é salva do mesmo jeito. Clique em Testar conexão antes de Adicionar e só salve com IMAP e SMTP em OK.
Editar e excluir
Editar abre a mesma janela, sem o Provedor (modelo). A senha vira Nova senha (opcional): em branco, a senha salva continua valendo.
Excluir pede confirmação, "Confirma a exclusão da conta … ? Essa ação não pode ser desfeita.", e com OK a conta de e-mail some da lista. Excluir a conta tira a caixa da plataforma, mas não apaga nada no servidor de e-mail: as mensagens continuam na caixa.
Dúvidas Comuns
O Testar conexão deu ERRO no IMAP ou no SMTP. Confira o host, a porta e o SSL/TLS daquele lado, e depois o Usuário e a Senha. No Gmail, no Yahoo, no iCloud e nas contas com verificação em 2 etapas, a senha certa é a senha de aplicativo, não a de entrar no site.
Na hospedagem com cPanel, posso usar o endereço do servidor em vez do mail. do meu domínio? Pode. O endereço do servidor que a hospedagem informa nas configurações de e-mail funciona em Host IMAP e Host SMTP, com o e-mail completo em Usuário. Confira com Testar conexão.
Preciso me incluir em Usuários vinculados para usar a conta de e-mail que cadastrei? Não. Quem cadastra a conta de e-mail usa a conta sempre; Usuários vinculados é para as outras pessoas.
Outro administrador pode alterar a conta de e-mail que eu cadastrei? Não. Só quem cadastrou altera e exclui a conta de e-mail. Para o administrador que não está em Usuários vinculados, ela aparece com o selo Restrita; vinculado, ele usa a conta no menu E-mails, mas continua sem Editar e Excluir.
Troquei a senha da caixa de e-mail. O que mudo na plataforma? Edite a conta no menu Contas de E-mail e preencha Nova senha (opcional) com a senha nova. Em branco, a plataforma continua com a senha antiga e, depois de alguns minutos sem conseguir entrar, a conta de e-mail fica Inativa.
Excluir a conta de e-mail apaga os e-mails da caixa? Não. Excluir a conta no menu Contas de E-mail só tira a caixa da plataforma; as mensagens continuam no servidor de e-mail, e a caixa pode ser cadastrada de novo.
Erros Comuns
Preencha os campos obrigatórios: a conta de e-mail não salva. Solução: preencha Nome, E-mail, Host IMAP, Host SMTP, Usuário e Senha.
A conta de e-mail ficou Inativa sozinha: a caixa recusou a senha, por exemplo porque ela foi trocada no provedor, e depois de alguns minutos sem conseguir entrar a plataforma desativa a conta. Solução: no menu Contas de E-mail, clique em Editar, preencha Nova senha (opcional) com a senha atual, clique em Testar conexão, ligue Conta ativa e clique em Atualizar.